歓送迎会とか忘年会シーズンではどうしても幹事の仕事が増えてきますよね。そしてそういった雑用は新人社員などの若手の仕事になりがちです。でもそういった幹事のしごとってなかなか教えてもらうことがありませんよね。
幹事の仕事は基本的に3つ！
学生時代に飲み会の幹事をやったことがある人でも、会社に入ってからの幹事って最初はなれないと思います。でも大丈夫です！幹事がやらなければいけない仕事は基本的に3つです。
- 日次の設定
- お店の予約＆お金の回収
- 飲み会の仕切り
といったところです。二次会の予約は一次会の流れ次第なのでこの段階でやる必要はないでしょう。それでは具体的な方法を見ていきましょう！
日次の設定は一番偉い人に合わせよう
まず飲み会の機会が訪れます。これは先輩や上司から「新人来たし飲み会せぇへんの？」みたいな感じで声がかかる事がほとんどです。飲み会好きな上司や先輩ならよく声がかかるかもしれませんね。
で、こういった場合はまず日程の設定をします。日程の設定は最初に一番偉い人に予定を聞きましょう。その会に参加する一番偉い人が部長なら部長、課長なら課長といったふうにです。一番偉い人の都合のあう日程をメールに書きます。もちろん新人歓迎会なら新人君の予定も聞いておきましょうね。
メールの文面はこんな感じでOKです。仕事のメールではないのでそんなにお硬い感じなくても大丈夫ですが、それなりの書き方はしましょう。例えばこんなふうです。
件名：XXくんの歓迎会のお知らせ
皆様
お疲れ様です。〇〇です。
この4月に☓☓くんが当部に配属されましたので、歓迎会を開きたいと思います。
つきましては下記の日程でご都合の良い曜日を○月○日にご連絡いただけますか？1：XX月YY日
2：XX月ZZ日
お店やお金のご連絡は日程が決まり次第ご連絡いたします。
といったメールでOKです。部員や課員に送りましょう。どうしてもフルメンバーが参加できない時もありますが、そういった時は参加できる人数が多い方を選びましょう。このメールのコツは返信の締切を書いておくことです。
返信の締切の日になったら返信をもらっていない人に【リマインド】と件名に書いてメールを再送信しましょう。締切は飲み会の1週間以上前の方がいいでしょう。そうしないとお店の予約が取れなくなってしまいます。
お店の予約は好き嫌いに注意して！
日程が決まったら、今度はお店を選びましょう。これは幹事スキルが発揮されるところです。お店選びで大事なのが変に狙ったチョイスをしないところです。デートや合コンじゃないので、おしゃれな雰囲気や個室である必要は必ずしもありません。
他にも重要なのが食材です。生魚が苦手な人がいるのに海鮮料理がメインのお店を選ぶのは好ましくありません。個人的な地雷が魚貝系、エスニック料理系のお店です。こういうお店は誰かが不幸な目に合う確率が高いです。安定を取るなら焼き鳥屋か肉バル系のお店がおすすめです。
もしおすすめが浮かばなければ、メールで聞いて見るんもOKです。上のメールに追伸として「おすすめのお店があればぜひ教えてください！」と付け加えておくといいかもしれません。
良さげなお店が見つかったら早速電話で予約しましょう。お店は会社から近すぎず遠からず。近すぎると他の部署の飲み会とかち合ったり、遠すぎると移動に疲れてしまいます。
意外と難しいお金の回収
予約が取れたら会費の回収です。お金のやり取りなのでビシッと決めましょう。会社や部署によっては偉い人が多めに出す様な文化や全員フラットな習慣がある所もあるでしょう。
どちらにせよ、いちばん大事なのが同じメールに誰はいくら、それ以外はいくらと書かないことです。部長は7千円、課長は5千円、その他の皆さんは3千円でお願いしますと一斉送信してえらい目をみた幹事がいます。もし、役職によって会費を変えるのであれば、金額によって送るメーリスを変えましょう。そう、こんな風に。
件名：【新人歓迎会】会費と日次のお知らせ
新人歓迎会参加者の皆様
お疲れ様です。〇〇です。
XX月ZZ日に☓☓くんの新人歓迎会を行う事となりました。日次は下記のとおりです。
場所：POZNEN居酒屋(お店のHP→http://www.poznen.net)
日次：XX月ZZ日19時より
つきましては☓☓日までに会費を回収しに参ります。
〇〇〇〇円をご用意いただけますか？
会費の回収は飲み会の一日前か当日くらいまでに済ませましょう。どうしても都合がつかない場合は会場で乾杯の前に済ませたほうがいいでしょう。ベロベロに酔っ払われたら回収もままなりません。
会の司会はその場のノリで乗り切ればOK！
いよいよ飲み会当日です！その日の夕方くらいに、その会で一番偉い人に「乾杯のいあずをお願い致します」と一声掛けておきましょう。そうすれば会がスムーズに運びます。
さて、幹事はちょっと早めに会場入りしましょう。お店がわかりにくいところにあるのなら、お店の出口あたりで待っていたら喜ばれますよ。で、時間になったら会の開催を宣言し、一番偉い人に乾杯の挨拶をお願いしましょう。この時はあまり幹事が出しゃばらないことが重要です。こんな感じでいいでしょう。
はい！みなさん、お疲れ様です！
今日は☓☓くんの歓迎会ということで、この場を開きました！
さっそくですが、〇〇部長に乾杯の挨拶をいただきますので、皆様お飲み物の準備はよろしいでしょうか？！
みたいな幹事でOKです。幹事があれこれ喋るのも無粋なものです。さっさっと挨拶を終わらせちゃいましょう。
もし、新人君に自己紹介をお願いするのなら、会の途中がいいでしょう。ちゃんと前もって新人君に「会の途中で挨拶をおねがいするからね！」と伝えておきましょう。そうしないとタダの無茶振りですからねw
後は飲み会を楽しみましょう！いくら幹事とは言えお酒を楽しむ権利くらいはあります。大いに楽しんでください。ただしシメの挨拶だけは忘れずに行いましょう。シメの挨拶はその会に参加している2番目に偉い人にお願いしましょう。これは幹事に無茶振りがあるかもしれないので覚悟しましょうw
シメの挨拶が終わったら会計を済ませて流れ解散という感じになります。ここで二次会に行きたい人は適当に流れていくので、飲み足りないのであれば「幹事がんばったからおごってくださいよー！」とか調子のいいことを言いながら絡めばタダ酒にありつけ舞すよw
幹事ってやっぱめんどくさい？
答えはやっぱりYESです。各人の日程を押さえたり、お店の手配をしたりと日々の業務の他に雑用が増えるからです。でも、そこで上手いこと会を回したり、手を回してくれたりしたところは上の人は見てくれています。
ぶっちゃけ幹事の仕事くらい満足にこなせない人に実際の仕事なんて任せられなくないですか？幹事をすることで「こいつはそこそこの仕事を任せられそうだ」と言う評価はもらえると思いますよ。
ちなみに幹事だから自分の飲み会代を他の人にまかなってもらおうという考え、なくはないです。でも、食べログとかで会費を推定して邪推する器の小さい先輩とかもいます。自分の飲み会代くらいは自分で払ったほうがいいでしょう。でも百円台の値段はちょろまかしています。（私はですけどねw）
他にもクレジットカード払いで嫌な顔されたこともあります。（まぁ同じ先輩だったんですがねw）そういう人には「幹事台と思って勘弁して下さいよw」とか調子のいいこと言っとけばOKです。ぶっちゃけ、そんな細かいこと上の人は気にしません。つまりあなたの人事評価に影響しません。幹事という面倒事をやらなければいけなかったのであればその分の”旨味”を味わうのも幹事の特権ってやつですよ。
